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上实城开集团管控平台的3年蜕变

发布时间:2020-06-30 19:51:08 阅读: 来源:四件套厂家

摘要:报批件流程是OA办公系统刚刚上线的时候,使用最为广泛的流程。用邓晔的话说,当时最简单的想法,就是实现无纸化。

关键词:OA

约访邓晔的时间,正好在7月底的年中工作会议举办不久,他刚刚就第三次集团管控权责体系的信息化落地进行了汇报。他说,这是从泛微OA上线以来,第三次大的集团管控体系调整,由集团行政部、战投部和第三方的咨询机构共同制订,目前基于OA流程管理落地固化的集团管控体系已经在西安、沈阳、天津和重庆4个分公司正式启用,系统里梳理出来的300多条流程是最为实在的成果。

上线OA的契机

时间拨回到2010年,这一年,上实城开收购了北京的上市房企中新地产,全国范围内的业务迅速铺开。然而,当时公司仍然采用纸质审批的方式,集团领导全国各地飞,经常需要审批的时候找不到领导。当时的解决方式是,每个公司设置一名专门的行政秘书,负责找领导审批,领导在什么地方,就把需要审批的文件传真给当地的行政秘书,对方行政找到领导审批之后,再传真回来。一个领导的审批尚且如此,通常一个审批流程涉及到多个领导,审批效率可想而知。为此,从有纸化办公到无纸化办公,成为OA系统上线的最初目标。考虑到整合过程中可能出现的流程变革,邓晔选择了流程引擎较为强大的泛微OA平台,3年过去了,这个平台,亦见证了上实城开在集团化流程管控方面的提升。

流程标准化

报批件流程是OA办公系统刚刚上线的时候,使用最为广泛的流程。用邓晔的话说,当时最简单的想法,就是实现无纸化。为此,集团采取了近乎苛刻的推行制度:报批件事项和流程请示都必须要走OA系统,不管多急的事情,纸质的文件一概不予处理。这拉开了无纸化办公的序幕,却存在着诸多不如人意:为了配合报批件流程的应用,上实城开专门设置了一个报批件专员,负责分析报批事项并分发给相应的领导;但报批件专员需要分析全国的报批件,工作量巨大,并且人为地判定缺乏标准,多选一个人、少选一个人或者选错审批人的情况不可避免,准确度难以保障。

很快地,基于OA的流程标准化体系建设提上日程。现在,原来的报批件事项按照业务职能、功能职能进行了细分,每个细分的事项都通过相应的流程进行了固化,邓晔介绍,这几乎涵盖了上实城开所有的业务范围,包括工程类、设计类、营销类、招采类、销售类等等,提报的时候,直接选择相应的流程,就直接可以按照设置好的审批节点自动流转,省却了报批件专员的环节。当然,作为香港上市企业,任何事项流程都得到了更规范的体现和存档。

“门面”改造

在邓晔而言,信息化系统的界面就如一个人的形象同样重要。虽然采用了强推的方式完成了从无纸化到有纸化的蜕变,但用户体验同样是上实城开信息化关注的一个课题。邓晔表示,系统是要人去用,最终是人想要去用。一套系统别人会不会愿意去用,会不会想要去用,会不会主动去用,可能首先取决于他的界面是否人性化,是否具有亲和力,其次才是一些功能的深化。为此,上实城开协同OA在2014年进行了门户界面的改版,定位于让用户登陆系统第一时间就能了解到:我要做什么、我能做什么、要我做什么。

上实城开OA界面

对于协同OA系统的定位,邓晔表示后续会注重往大OA方面发展,把各个的异构系统全都架设到大OA平台之下,在统一的办公平台来实现新闻的查阅、流程的审批、所有业务信息的查阅以及基于这个平台做决策分析。

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责编:fanwei

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